Συνέντευξη με τους υπαλλήλους της TIMOCOM Inkasso
Με αυτόν τον τρόπο λειτουργεί πραγματικά το Inkassoστα logistics
Η αυτο-εικόνα μας στη δουλειά μας είναι: Είμαστε επιλυτές συγκρούσεων και μεσολαβητές. Είμαστε επιτυχημένοι στο 86% των περιπτώσεων και καταφέραμε να μεσολαβήσουμε περισσότερα από 33 εκατομμύρια ευρώ σε αξιώσεις πέρυσι. Αυτό μας δείχνει ότι η διαδικασία μας είναι η σωστή για τους πελάτες μας.
Η αυτο-εικόνα μας στη δουλειά μας είναι: Είμαστε επιλυτές συγκρούσεων και μεσολαβητές. Είμαστε επιτυχημένοι στο 86% των περιπτώσεων και καταφέραμε να μεσολαβήσουμε περισσότερα από 33 εκατομμύρια ευρώ σε αξιώσεις πέρυσι. Αυτό μας δείχνει ότι η διαδικασία μας είναι η σωστή για τους πελάτες μας.
Εδώ και πολλά χρόνια, η TIMOCOM προσφέρει μια υπηρεσία είσπραξης χρεών στους πελάτες της, προκειμένου να είναι ένας αξιόπιστος συνεργάτης για εκκρεμή τιμολόγια. Σε αυτό το άρθρο επιτρέπουμε στους υπαλλήλους Inkasso της TIMOCOM να δώσουν πληροφορίες σχετικά με την καθημερινή τους εργασία στη διεθνή επιχείρηση logistics. Αυτό δείχνει: αυτό είναι μερικές φορές εκπληκτικό, σπάνια ενοχλητικό, αλλά σε κάθε περίπτωση συναρπαστικό και ποικίλο. Οι Geoffrey Bladier, Denise Becht και Julian van Achter μιλούν για τις εμπειρίες τους, ξεκαθαρίζουν πολλά κλισέ και δείχνουν τι επιτυχία μπορεί να έχει κάποιος στην επιχειρηματική ζωή με διπλωματία και κατανόηση.
Πώς λειτουργεί μια «τυπική υπόθεση» στo τμήμα Inkasso;
Denise: Η ανάθεση πραγματοποιείται online, από την οποία δημιουργείται αυτόματα ένα αρχείο υπόθεσης, το οποίο στη συνέχεια υποβάλλεται σε επεξεργασία. Κατά τη περίπτωση Inkasso ο πιστωτής υποβάλλει έγγραφα, όπως ένα τιμολόγιο που δεν έχει πληρωθεί. Τώρα ο οφειλέτης έχει την ευκαιρία να λάβει θέση και επίσης να υποβάλει έγγραφα, για παράδειγμα μια απόδειξη πληρωμής του τιμολογίου. Η διαδικασία είναι εντελώς ψηφιακή - είναι πιο έξυπνη και ευκολότερη για εμάς και τους πελάτες.
Julian: Ζητούμε σχεδόν πάντα το τιμολόγιο μεταφοράς. Για παράδειγμα, θα μπορούσε να είναι τιμολόγιο ζημιών. Συχνά συμβαίνει ότι εάν υπάρχουν διαφωνίες μεταξύ δύο συμβατικών εταίρων, αρχικά απορρίπτεται η πληρωμή ενός τιμολογίου. Μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί λόγοι για αυτό. Κυρίως είναι μια έκφραση δυσαρέσκειας, την οποία στη συνέχεια διευκρινίζουμε σε συνομιλία με όλους τους εμπλεκόμενους. Προσπαθούμε να ενεργούμε ως διπλωματικός διαμεσολαβητής για τους πελάτες μας και στις δύο πλευρές. Αυτό είναι σημαντικό. Διότι ακόμη και αν ένας πιστωτής υποβάλει υπόθεση σε εμάς, δεν πρέπει απαραίτητα να είναι πρόβλημα.
Ποια είναι η αιτία για ανοικτές οφειλές;
Julian: Πρώτα απ 'όλα πρέπει να ειπωθεί: Υπάρχουν σημαντικά λιγότερα επιχειρήματα από ό,τι θα υποθέτουν οι περισσότεροι με μιαυπηρεσία είσπραξης χρεών. Είναι σχεδόν πάντα ένα πρόβλημα επικοινωνίας μεταξύ των εταίρων που δεν προκύπτει καν σε μια ανοιχτή σύγκρουση. Μία από τις πιο κοινές περιπτώσεις που έχουμε: Για παράδειγμα, το έγγραφο τιμολογίου εκδόθηκε λανθασμένα και ως εκ τούτου δεν μπορεί να πληρωθεί. Δεν είναι ότι ο οφειλέτης δεν είναι πρόθυμος να πληρώσει το λογαριασμό, αλλά ότι, για παράδειγμα, λείπει ένας συγκεκριμένος αριθμός εγγράφου για το λογιστικό τους σύστημα που δεν παρέσχε ο πιστωτής. Αποδεικνύεται: ο οφειλέτης δεν μπορεί να κάνει την πληρωμή.
Geoffrey: Οι αιτίες μπορεί πραγματικά να είναι πολύ διαφορετικές. Μερικές φορές υπάρχουν επίσης ανταπαιτήσεις εάν, για παράδειγμα, οι παλέτες θα έπρεπε να έχουν ανταλλαχθεί, αλλά δεν υπήρχαν τόσες πολλές. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο οφειλέτης μπορεί να παρακρατήσει χρήματα επειδή εξακολουθεί να τα δικαιούται από την ανταλλαγή παλετών.
Denise: Ειδικά σε μεγάλες εταιρείες, μπορεί να υπάρχουν δυσκολίες στη διαδικασία. Στην περίπτωση μιας μεγάλης εταιρείας, ένας μεταφορέας ή ο υπάλληλος ενός γραφείο διαμεταφοράςδεν φτάνη απαραίτητα στον υπεύθυνο. Συχνά δεν μπορείτε να επιλύσετε τις αμφισβητούμενες υποθέσεις μόνοι σας, επειδή είναι ακόμη δύσκολο από την άποψη χρόνου για μια ατομική επιχείρηση. Οι μικρές εταιρείες συχνά δεν έχουν το δικό τους λογιστήριο, αλλά μάλλον δημιουργούν τα δικά τους τιμολόγια μετά τη δουλειά και επομένως πρέπει επίσης να παρακολουθούν τις απαίτησηςτους. Σε μια τέτοια περίπτωση συχνά δεν αξίζει τον κόπο να φροντίζετε τη διαχείριση των απαιτήσεων μετά από την καθημερινή επιχείρηση. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την υπηρεσία της TIMOCOMInkasso-Service. Κυρίως επειδή οι χρεώσεις βρίσκονται στην ιστοσελίδα μας. Όλοι μπορούν να μάθουν εκ των προτέρων τι θα κοστίσει η βοήθεια τουInkasso. Αυτό αποδίδει όταν ζυγίζετε χρήματα και χρόνο.
Geoffrey: Και αν εξακολουθεί να υπάρχει έλλειψη της γλώσσας, συχνά δεν λειτουργεί καθόλου. Στη συνέχεια, τοInkasso-Service του TIMOCOM είναι ενεργοποιημένo και μπαίνουμε στο παιχνίδι επειδή μπορούμε να μιλήσουμε με τους πελάτες και τους οφειλέτες τους σε 27 γλώσσες.
Ποιες είναι οι προκλήσεις με τo Inkasso-Service;
Julian: Εάν οι πελάτες δεν μιλούν γερμανικά, μερικές φορές ούτε καν αγγλικά, απλά δεν υπάρχει επικοινωνία μεταξύ του πιστωτή και του οφειλέτη. Βοηθά ότι είμαστε πολύγλωσσοι στην ομάδα.
Geoffrey: Τόσο οι μεταφορείς όσο και τα γραφεία μεταφορών συχνά έχουν λίγη γνώση στοποια δικαιώματα και υποχρεώσεις έχουν. Εξηγούμε τι πρέπει να γίνει και τι είναι απολύτως απαραίτητο. Και ποιες συνέπειες μπορούν να προκύψουν εάν δεν τηρηθούν.
Julian: Wir dürfen keine Rechtsberatung machen, klären aber über die rechtliche Lage auf. Οι συμβατικές ή επιχειρηματικές πρακτικές πέραν των εθνικών συνόρων είναι συχνά άγνωστες. Η επεξεργασία πληρωμών μπορεί μερικές φορές να σταματήσει. Κατανοούμε την δουλειά μας σε αυτήν την περίπτωση ως εντολή πληροφόρησης για την αποτροπή περαιτέρωυποθέσεις Inkasso.
Πού είναι τα όριά σας Τι δεν επιτρέπεται να κάνει μια υπηρεσία είσπραξηςInkasso-Service;
Julian: Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα: Επιπλέον κόστος θα χρεωθεί. Ας υποθέσουμε ότι ένας μεταφορέας θα ήθελε να εισπράξει τα έξοδα καθυστέρησης, που είχαν προηγουμένως διαπραγματευτεί μέσω τηλεφώνου με τον πελάτη, αλλά δεν περιλαμβάνονται στη σύμβαση. Η συμβουλή μας: Καταγράφετε πάντα τις προσθήκες γραπτώς. Τότε είναι σαφές για όλους τους συμβατικούς συνεργάτες ποιες υπηρεσίες και κόστος περιλαμβάνει μια εντολή. Επειδή μπορούμε να διαπραγματευτούμε μόνο συμφωνημένα κόστη που περιλαμβάνονται στην εντολή μεταφοράς ή ζημιά που επιβεβαιώνεται και ανιχνεύεται.
Σε ποιες γλώσσες μπορείτε να βοηθήσετε τους πελάτες;
Julian: Υποστηρίζουμε σε 27 γλώσσες. Οι περισσότερες υποθέσεις είναι στα γερμανικά, αλλά έχουμε εγγενείς ομιλητές στην ομάδα μας για 26 άλλες γλώσσες. Προσφέρουμε μόνο Βόρειο Μακεδονικά γραπτώς.
Πόσο διαρκεί μια επεξεργασία; Και πότε τελειώνει μια υπόθεση Inkasso;
Julian: Δεδομένου ότι κάθε περίπτωση εξετάζεται ξεχωριστά, δεν μπορώ να το ορίσω σε γενικές γραμμές. Προσπαθούμε πάντα να διευκρινίσουμετο συντομότερο δυνατό, μόνο η επικοινωνία με τα δύο μέρη είναι απαραίτητη για αυτό. Τα έγγραφα πρέπει να ζητηθούν, να ελεγχθούν, να ζητηθούν ξανά και να ελεγχθούν ξανά. Αν θέλουμε να εργαζόμαστε σωστά, αυτό είναι σημαντικό. Μερικές φορές υπάρχει μια νόμιμη ανταγωγή. Εδώ μπορούμε επίσης να ελέγξουμε μια πλίτομη της διαφοράς. Θα επεξεργαστούμε κάθε υπόθεση, εφόσον μπορούμε να κατανοήσουμε και να προσφέρουμε τη βοήθεια του πιστωτή. Αυτό σημαίνει επίσης ότι μπορούμε να κανονίσουμε αναβολή της πληρωμής ή πληρωμή σε δόσεις , εάν ο πελάτης συμφωνήσει.
Πώς αντιμετωπίζετε τους πελάτες;
Denise: Σε κάθε περίπτωση, κάθε πελάτης είναι διαφορετικός. Υπάρχουν πελάτες που είναι πολύ συνεργάσιμοι, κάποιοι γίνονται καταχρηστικοί, αλλά αυτή είναι μάλλον η εξαίρεση. Ορισμένοι αμέσως ζητούν συγγνώμη στο τηλέφωνο. Είναι άβολα για αυτούς όταν δεν έχει πληρωθεί ένα τιμολόγιο. Μερικοί τους ευχαριστούν πολύ που καταφέραμε να συλλέξουμε τα χρήματά τους.
Ποιες ιδιότητες πρέπει να έχετε ως υπάλληλος τoυ Inkasso;
Julian: Σε κάθε περίπτωση, ηρεμία. Πρέπει να είσαι αντικειμενικός. Αυτό περιλαμβάνει επίσης τρόπο επικοινωνίας και επιμέλεια. Για εμάς, πρόκειται εν μέρει για λεπτομερή εργασία όσον αφορά τη συλλογή αποδείξεων και εγγράφων, την προετοιμασία τους και τη διατήρηση ενός ορισμένου βαθμού οργάνωσης.
Τι θεωρείτε συναρπαστικό στην εργασία σας; Τι κάνει τη δουλειά συναρπαστική;
Geoffrey: Διαφέρει κάθε μέρα. Πώς αντιδρούν διαφορετικά οι άνθρωποι στο ίδιο ζήτημα - όταν πρόκειται για χρήματα, ορισμένα άτομα το βλέπουν ως ζήτημα αρχής. Η συζήτηση διαρκεί παραπάνω για 25 παρά για 25.000 ευρώ. Δεν πρόκειται πλέον για το χρηματικό ποσό, αλλά για το δίκιο τους. Το να είσαι σε θέση να μπορείς να βοηθήσης εδώ είναι χαρά.
Denise: Είναι σημαντικό να βοηθάτε τους άλλους. Οι μικρότερες εταιρείες μεταξύ των πελατών μας είναι ιδιαίτερα ευγνώμονες για τη βοήθεια που λαμβάνουν. Μπορεί ακόμη και να είναι ποσά που θέτουν σε κίνδυνο την ύπαρξη της εταιρείας, που μπορούμε να συλλέξουμε για τους πελάτες μας.
Julian: Καμία μέρα δεν είναι όπως η άλλη. Υπάρχει ένα σχήμα χειρισμού υποθέσεων, αλλά κάθε περίπτωση είναι φυσικά διαφορετική. Αυτό κάνει τη δουλειά συναρπαστική. Είμαστε εγγυητές ποιότητας, σύμβουλοι πελατών, διαχειριστές συγκρούσεων και καλλιτέχνες επικοινωνίας. Αυτό ρέει στην ικανοποίηση των πελατών και επιστρέφει σε εμάς.
Denise: Είμαστε επιλυτές συγκρούσεων και μεσολαβητές. Αυτή η προσέγγιση έχει καθιερωθεί εδώ και πολλά χρόνια και γίνεται δεκτή από τους πελάτες μας. Σχεδόν το 20% των πελατών της TIMOCOM επωφελούνται τώρα από αυτήν την υπηρεσία, επίσης επειδή το κόστος για τη διαχείριση απαιτήσεων είναι χαμηλότερο σε σύγκριση με άλλα γραφεία είσπραξης. Είμαστε επιτυχημένοι στο 86% των περιπτώσεων και καταφέραμε να μεσολαβήσουμε περισσότερα από 33 εκατομμύρια ευρώ σε απαιτήσεις πέρυσι. Αυτό μας δείχνει ότι η διαδικασία μας είναι η σωστή για τους πελάτες μας.
Αν θέλετε υποστήριξη με τα απλήρωτα τιμολόγια, το TIMOCOM Inkasso International Service θα σας βοηθήσει.
Πληροφορίες σχετικά με το Inkasso
Μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει:
Οι επτά πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το Inkasso στα Logistics
Σύντομη εξήγηση για τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις σας σε περίπτωση καθυστερημένης πληρωμής
Καθυστέρηση πληρωμής: Τι πρέπει να κάνετε εάν ο πελάτης δεν πληρώνει;